Concursos Públicos: Arquivologia – um resumo sobre protocolos

Oi pessoal, tudo bem? Eu sou a professora Serenna Alves, professora de Arquivologia do Direção Concursos e tenho uma proposta para te fazer. O que você acha de, em poucos minutos, ter todas as informações sobre protocolo e conseguir acertar todas as questões de qualquer banca de qualquer edital que cobre esse assunto? Bacana, né? Pois é, é isso que a gente vai fazer aqui agora. Em poucos minutos, eu vou te passar tudo que você precisa saber sobre protocolo, quais são as fases, o que é esse setor, qual é a responsabilidade desse setor e, principalmente, como é que as bancas estão buscando te confundir em relação a esse assunto e te fazendo perder questões super tranquilas em provas para concursos públicos.

Então vamos lá! Eu preciso que você largue aí o seu papel e a sua caneta. Agora não é hora de anotar, são poucos minutos, poucas informações e aí você vai ter uma base suficiente para poder responder essas questões com muita firmeza.

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Concursos Públicos: Arquivologia – o que é protocolo?

Ok, pessoal, vamos lá então!

Protocolo, professora, o que é esse tal de protocolo? Esse assunto cai em todos os editais de concursos públicos que cobram Arquivologia. De fato, pessoal, é um assunto muito cobrado desde sempre por todas as bancas. A notícia boa é que é um assunto fácil. Se você souber essas informações que eu vou te passar aqui, você consegue responder qualquer questão sobre o assunto.

Então vamos lá! Protocolo, o que é protocolo? É o serviço, é o setor responsável pela movimentação, pelo controle dos documentos dentro da instituição. Toda instituição, pessoal, ela produz documentação, independente do suporte que se escolhe para registrar essas informações. Isso quer dizer que, se eu produzir um documento em suporte papel, eu vou ter um documento arquivístico. Se eu produzir digitalmente, eu também vou ter um documento arquivístico. Se eu registrar as minhas informações em um tecido, em uma pedra, eu também vou ter um documento arquivístico.

Então, toda a instituição ela produz documentos arquivísticos e para que eu tenha de fato um documento arquivístico, eu vou ter um suporte, que é o material no qual a gente escolhe registrar essas informações, e a informação em si. Ok, sabendo que toda a instituição produz documentos, pessoal, a gente precisa ter uma maneira de controlar a movimentação dentro da instituição para que se saiba onde é que estão esses documentos, com quem estão, por quanto tempo esses documentos estão, em posse dessa pessoa ou desse setor, quais foram as ações empreendidas nesse documento. Então, é para isso que o protocolo serve. Esse setor se desenvolve a partir de algumas fases. Vou mencionar para vocês e daqui a pouco vou falar sobre cada uma delas. Ok? As fases do protocolo são as seguintes:

• Recebimento
• Registro ou autuação
• Classificação
• Distribuição
• Tramitação ou controle da tramitação
• Expedição de documentos

Estas são as fases do protocolo. Ah, professora, mas eu vi uma questão de uma banca falando que arquivamento é uma das fases do protocolo. Não é. Protocolo não arquiva nada. O protocolo, pessoal, na verdade, não faz nada além de controlar a movimentação. Ele não analisa o documento para tomar alguma decisão, não elimina documentos, não faz nada disso. Só controla a movimentação por meio dessas fases que eu falei para vocês.

E como é que esses documentos chegam ao protocolo, professora? De duas formas: ou os documentos vêm dos arquivos correntes — a demanda existe, o pessoal lá do arquivo corrente, dos setores de trabalho, cria a documentação, cria os processos e daí esses documentos, esses processos, são enviados pro protocolo para que o documento seja, de fato, protocolado — e daí, por meio dessa ação de protocolagem, a gente consegue controlar a movimentação desses documentos. Então, ou esses documentos vêm dos arquivos correntes, ou esses documentos vêm de pessoas físicas ou jurídicas externas. O destino vai ser sempre o protocolo. Todo documento, todo processo que for produzido pela instituição deve passar pelo protocolo.

Você pode pensar no protocolo de duas formas. A primeira é aquele setor que fica normalmente lá na entrada dos prédios públicos, e aí você chega lá com o seu documento e o protocola. Ou você também pode pensar no protocolo como um sistema. Por exemplo, no arquivo corrente, no setor de trabalho, eu crio um processo. E no momento que eu crio um processo, todas as fases do protocolo já estão embutidas ali na criação do processo, na produção do processo. Então, um sistema de protocolo também pode ser materializado como protocolo. Não precisa ser necessariamente aquele balcãozinho lá na entrada das instituições.

Hoje, temos uma produção documental muito diferente do que tínhamos antigamente. A maioria da documentação pública já é produzida, movimentada e tramitada digitalmente. Então, não tem motivo para a gente ter um protocolo físico. A gente tem protocolo físico para uma ou outra documentação que ainda chega fisicamente na instituição, mas a maioria já tem sistemas que têm as atividades do protocolo embutidas no processo de criação de processos e de documentos.

Sabendo disso, eu vou te explicar agora quais são as fases do protocolo. Imagine que seja de forma externa ou interna, o documento chega ao protocolo. A primeira fase do protocolo é de recebimento, que é literalmente o ato de receber a documentação, o processo, no protocolo. Mais uma vez, esses documentos, esses processos podem vir de pessoas externas, pessoas físicas ou jurídicas externas, mas também podem vir do arquivo corrente internamente à instituição. Então, documento chegou, fase de recebimento. A próxima fase do protocolo é a fase de registro ou autuação de documentos.

Na fase de registro, pessoal, nós vamos ter a inserção de informações inerentes ao documento em um sistema que pode ser manual ou informatizado. A pessoa responsável vai analisar o documento, vai ver do que se trata, vai pegar as informações e vai inserir essas informações num sistema que pode ser manual ou informatizado. Esse sistema pode ser manual (aquele caderninho de protocolo antigo) ou informatizado (um sistema que vai receber todos os metadados referentes àquela documentação). Então, a etapa de registro é o momento que a gente analisa a documentação e insere as informações num sistema. Essa etapa é muito importante porque é a partir dela que vamos conseguir fazer o controle da movimentação.

Próxima etapa: classificação. Classificar é o ato de analisar o documento, identificar o assunto ou a função, a atividade que aquele documento faz referência. O responsável vai identificar, pegar um instrumento (plano de classificação ou código de classificação de documentos) e vai encaixar essa documentação em alguma classe desse plano de classificação. O plano de classificação sistematiza as funções e as atividades da instituição. Quando a gente identifica o assunto, identificamos a classe que aquele documento vai se encaixar.

A próxima etapa é a de distribuição. Na etapa de distribuição, o documento já foi recebido, registrado ou autuado, e classificado. Agora, eu posso distribuir esse documento para os setores responsáveis pela demanda. A distribuição é o envio interno de documentos.

Próxima etapa: movimentação ou controle da tramitação. O documento chegou no protocolo, foi distribuído para o setor A, depois foi para o Setor B para pegar uma assinatura e depois voltou para o setor A, por exemplo. O controle da movimentação de documentos é o controle de todos os setores pelos quais esse documento passou quando foi distribuído.

Por fim, a expedição. Na expedição, é o envio de documentos de dentro para fora da instituição, ou seja, o envio externo. Essa é a última fase do protocolo. Expedição é o ato de enviar de dentro para fora.

Essas são as fases do protocolo: recebimento, registro ou autuação, classificação, tramitação ou controle da tramitação e expedição de documentos. É por meio dessas fases que conseguimos controlar a movimentação dos documentos dentro e fora da instituição. Saber onde está o documento, quem é o responsável, por quanto tempo está naquele setor, essas são as funcionalidades do protocolo.

Agora que você sabe o que é protocolo, como ele funciona e quais são as fases, eu vou te falar como é que as bancas costumam confundir esse assunto. Uma das formas recorrentes de cobrança é sobre a diferença entre distribuição e expedição. A banca pode confundir dizendo que distribuição é o envio externo e expedição é o envio interno, mas na verdade é o contrário. Então, atenção para isso! Outra confusão comum é a de que o protocolo é responsável por analisar as demandas e tomar decisões sobre os documentos. Na verdade, o protocolo só controla a movimentação dos documentos. Ele não toma decisões nem analisa o conteúdo dos documentos.

Preste atenção nessas dicas e estude cada fase do protocolo. Não se esqueça de que as bancas podem tentar te confundir com esses detalhes. Estude bem, e você estará mais preparado para a sua prova!

Essas são as informações que você precisa saber sobre o protocolo. Agora você tem todos os dados para responder com confiança as questões sobre protocolo nas provas. Bons estudos e até a próxima aula!

Veja o vídeo na íntegra no Youtube do Direção Concursos!

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